otomatisasi kantor

Definisi

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Dalam gambar model  Otomatisasi   perkantoran    di atas  tidak  terjadi aliran data  tetapi hanya ada aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

• Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Sistem Otomasi Perkantoran

Asal usul sistem otomasi perkantoran dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing (pengolahan kata) untuk kegiatan yang menggunakan mesin ketik listrik otomatis buatan IBM. Istilah ini digunakan untuk mensejajarkan kegiatan administrasi yang banyak dilakukan pada pembuatan berbagai dokumen dengan istilah data processing (pengolahan data) yang digunakan pada kegiatan penyusunan informasi.
Sistem otomasi perkantoran atau office automation system yang disingkat OAS dapat didefinisikan sebagai sistem elektronik formal yang mendukung pekerjaan kantor terutama dalam komunikasi informasi dari orang-orang yang ada di dalam maupun di luar organisasi. OAS dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi informasi, baik lisan maupun tertulis. Aplikasi OAS telah berkembang, mulai dari pengolah kata, kemudian satu demi satu bertambah hingga sekarang sedikitnya ada tigabelas macam aplikasi yaitu:

• Pengolahan kata (word processing)
• Surat elektronik (electronic mail / e-mail)
• Voice mail
• Lembar kerja (spreadsheet)
• Kalender elektronik (electronic calendar)
• Konferensi audio
• Konferensi video
• Konferensi komputer
• Videotex
• Faksimili (facsimile)
• Pencitraan (imaging)
• Desktop publishing
• Perangkat Presentasi

Pengolahan Kata (Word processing)
Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb).
Sistem pengolah kata menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan kata/kalimat, perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman, penggabungan dokumen, pencetakan, dan sebagainya. Ketika software sudah diaktifkan maka naskah dari dokumen mulai diketik melalui keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen ini dapat di-edit, dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk cetakan maka dokumen tersebut dapat dicetak pada printer.
Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffice-Writer yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan dan setiap software tersebut tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu dimiliki oleh software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan.
Gambar berikut ini menunjukkan salah satu bentuk interface dari salah satu software pengolah kata yaitu MS-Word™.
Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik sangat populer dengan nama e-mail adalah penggunaan peralatan elektronik (komputer) yang berada dalam suatu jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk menyampaikan surat ke komputer lainnnya. Setiap orang yang menggunakan e-mail harus memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya fulan@yahoo.co.id, dan penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya (mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini pada saat dia membuka mailbox-nya.
Suatu perangkat lunak aplikasi digunakan untuk mengelola e-mail, misalnya Microsoft Outlook dan Pegasus mail. Bentuk lain dari surat elektronik adalah pemakaian SMS (Short Message System) pada telepon selular (ponsel), dimana penyedia layanan menyediakan mailbox bagi setiap pelanggan, dan SMS secara otomatis dikirim ke ponsel penerima pada saat ponsel-nya aktif.
Berikut ini adalah interface dari Microsoft Outlook.
Voice Mail
Voice mail serupa dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan surat/pesan diketik sedangkan voice mail mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima pesan. Sistem voice mail menggunakan komputer yang menyediakan mailbox bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital kemudian disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka mailboxnya maka pesan suara digital ini diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan isinya.
Lembar Kerja (Spreadsheet)
Lembar kerja (spreadsheet) adalah perangkat lunak yang bisa membantu pemakainya dalam menyiapkan tabel-tabel dan grafik-nya. Lembar kerja ini terdiri atas sel-sel data yang disusun dalam bentuk matriks, memiliki baris dan kolom. Kedalam sel bisa dituliskan angka maupun teks. Angka-angka yang berada dalam kumpulan sel dapat dibentuk menjadi grafik, seperti grafik bundar (pie), batang (bar), dan bentuk lainnya.
Beberapa software lembar kerja terkenal adalah: MS-Exel™, Lotus 123™ dan Openoffice.org.Calc. Berikut ini adalah interface dari Openoffice.org.Calc.
Kalender Elektronik (electronic calendar)
Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dsb.
Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh orang lain.
Berikut ini adalah contoh interface dari electronic calendar yang menjadi bagian dari Microsoft Outlook.
Konferensi Audio
Konferensi audio (audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua arah (telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara paralel, bersamaan. Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:

• Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena umumnya organisasi sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.
• Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.
• Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing.

Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang harus bertindak sebagai moderator agar dapat mengatur pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.
Konferensi Video
Konferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet yang sebagian sedang berada di Washington, DC, Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan.
Konferensi Komputer
Konferensi komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan konferensi video, konferensi audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer biasa disebut sebagai teleconference. Salah satu pemanfaatan konferensi komputer adalah distance learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat dilakukan serentak dibeberapa kampus (lokasi) yang secara geografis bisa sangat berjauhan.
Videotex
Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama teks) pada berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu organisasi dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi umum organisasi-nya sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu bertanya lagi.
Beberapa perusahaan menyediakan videotex yang bisa diakses melalui internet, misalnya Dow Jones News/Retrieval Service menyediakan informasi bisnis dan harga-harga saham diberbagai bursa effek.
Faksimili (Facsimile)
Faksimili sering disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata sebagai dokumen fax.
Pencitraan (imaging)
Pencitraan adalah proses pengubahan dan penyimpanan dokumen dalam bentuk citra. Peralatan pencitraan pada umumnya disebut scanner, namun ada dua jenis scanner, yaitu photo-scanner dan character-scanner (Optical Character Recognition / OCR). Scanner mengubah dokumen menjadi bit atau pulsa digital sehingga dapat disimpan dalam file komputer. Kualitas dari photo-scanner ditentukan oleh kemampuannya merepresentasi gambar dalam bintik cahaya, sehingga diukur dalam satuan dots per inch (dpi). Sebagai contoh suatu scanner dengan 1600 dpi, berarti satu inchi persegi dari gambar diubah menjadi 1600 bintik. Bintik ini kemudian diubah menjadi pixel (picture element) ketika ditampilkan di monitor komputer. OCR pada prinsipnya men-scan karakter pada kertas dan mengubahnya menjadi byte untuk disimpan dalam komputer.
Selain dengan scanner, kini pencitraan dapat dilakukan juga dengan kamera digital dimana objek yang ditangkap oleh lensa diubah menjadi citra digital dalam bentuk bit atau pixel. Pada dasarnya semakin besar pixel yang bisa dihasilkan oleh kamera pada saat mengambil gambar semakin baik kualitas gambar digital yang dihasilkan.Kini ponsel yang dilengkapi dengan kamera digital mampu mengubah objek menjadi 2 sampai 3 juta (mega) pixel, sedangkan kamera professional seharusnya memiliki kemampuan diatas 8 juta pixel.
Desktop Publishing
Desktop Publishing adalah pemanfaatan komputer untuk melakukan proses pembuatan dokumen cetak dengan kualitas yang mendekati mesin offset atau typesetter. Perangkat lunak desktop publishing diperlengkapi dengan berbagai fasilitas untuk mengatur letak (layout) hasil cetakan, mengubah jenis dan ukuran huruf, mengatur dan memperbaiki tampilan gambar, dan sebagainya. Monitor yang digunakan untuk desktop publishing biasanya dipilih yang resolusi-nya tinggi sehingga dengan fasilitas WYSIWYG (what you see is what you get) maka apa yang tampil di monitor persis dengan hasil cetakan-nya nanti.
Perangkat Presentasi
Pimpinan organisasi yang sering mengemukakan ide-nya melalui presentasi kini dapat melakukan presentasi-nya jauh lebih mudah, dengan menggunakan perangkat presentasi yang terdiri atas: Komputer, LCD Proyektor, Screen, dan perangkat lunak presentasi. Microsoft menyediakan software presentasi yang dikenal dengan nama PowerPoint, walaupun perusahaan software lain juga menyediakan hal yang sama, misalnya OpenSource menyediakan opensorce.org.impress. Bahan presentasi diketik melalui software presentasi menjadi slide, yang dapat dipercantik dengan bingkai yang disediakan, serta dapat dikombinasikan dengan musik dan video.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
• Pengolahan kata (word Processing).
• Surat elektronik (electronic mail).
• Voice mail.
• Kalender elektronik (electronic calendaring).
• Konfrensi audio.
• Konfrensi video.
• Konfrensi komputer.
• Transmisi faximile (FAX)
• Videotex.
• Desktop publishing.

1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.


3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
• Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.



• Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
• Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.

7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
• Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
• Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
• Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

Pengaruh Organisasi terhadap Paduan OA Manajer
Aplikasi OA Perusahaan dengan 1 lokasi Perusahaan dengan operasi yang terserbar secara geografis
Ö ÖKalender elektronik
Ö ÖPengolahan kata
Ö ÖSurat elektronik
Ö ÖVoice mail
Ö ÖFAX
Ö ÖKonfrensi audio
Ö ÖVideotex
Konfrensi video Ö
Konfrensi Komputer Ö
Ö ÖDesktop Publishing
Otomasi mengacu pada penggunaan komputer dan mesin otomatis lainnya untuk pelaksanaan tugas-tugas yang terkait dengan bisnis. mesin otomatis bisa berkisar dari alat indera sederhana untuk robot dan peralatan canggih lainnya. Otomatisasi operasi mungkin meliputi otomatisasi operasi tunggal atau otomatisasi dari seluruh pabrik.
Ada beberapa alasan yang berbeda untuk mengotomatisasi. Peningkatan produktivitas biasanya alasan utama bagi banyak perusahaan menginginkan keunggulan kompetitif. Otomasi juga menawarkan variasi operasional yang rendah. Variabilitas secara langsung berkaitan dengan kualitas dan produktivitas. Alasan lain untuk mengotomatisasi termasuk adanya lingkungan kerja yang berbahaya dan tingginya biaya tenaga kerja manusia. Beberapa bisnis mengotomatisasi proses untuk mengurangi waktu produksi, meningkatkan fleksibilitas manufaktur, mengurangi biaya, menghilangkan kesalahan manusia, atau membuat Facebook kekurangan tenaga kerja.Keputusan-keputusan yang terkait dengan otomatisasi biasanya berkaitan dengan beberapa atau semua pertimbangan ekonomi dan sosial.
Untuk pemilik usaha kecil, menimbang pro dan kontra dari otomatisasi bisa menjadi tugas menakutkan. Tapi konsultan berpendapat bahwa ini adalah masalah yang seharusnya tidak ditunda. "Kami menciptakan permainan bola baru," tulis Perry Pascarella di Industri Minggu Kegagalan. "Untuk melihat strategis di mana organisasi ingin pergi dan kemudian memanfaatkan teknologi baru yang tersedia akan menyerahkan menghadapi kematian-keuntungan untuk pesaing-tradisional dan yang tak terduga. "
JENIS AUTOMATION
Meskipun otomatisasi dapat memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya dalam industri jasa-seperti dalam contoh dari sebuah toko ritel yang menginstal scanner barcode dalam checkout jalur-otomatisasi yang paling lazim di industri manufaktur. Dalam beberapa tahun terakhir, bidang manufaktur telah menyaksikan perkembangan otomatisasi alternatif utama. Beberapa jenis otomasi meliputi:
• Teknologi informasi (TI)
• Dibantu komputer manufaktur (CAM)
• Dikontrol secara numerik (NC) peralatan
• Robot
• Fleksibel sistem manufaktur (FMS)
• Komputer terpadu manufaktur (CIM)
Teknologi Informasi (TI) mencakup spektrum yang luas dari teknologi komputer yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, dan menyebarkan informasi.
Computer-aided manufaktur (CAM) mengacu pada penggunaan komputer dalam fungsi yang berbeda dari perencanaan produksi dan kontrol. CAM termasuk penggunaan mesin dikontrol secara numerik, robot, dan sistem otomatis lainnya untuk pembuatan produk. Computer-aided manufaktur juga mencakup proses perencanaan dibantu komputer (CAPP), teknologi kelompok (GT), penjadwalan produksi, dan analisis manufaktur aliran. Dibantu komputer proses perencanaan (CAPP) berarti penggunaan komputer untuk menghasilkan rencana proses pembuatan produk yang berbeda. teknologi Group (GT) adalah filosofi manufaktur yang bertujuan mengelompokkan produk yang berbeda dan menciptakan sel-sel manufaktur yang berbeda untuk pembuatan masing-masing kelompok.
Dikontrol secara numerik (NC) mesin diprogram versi alat mesin yang menjalankan operasi dalam urutan pada bagian atau produk. Masing-masing mesin mungkin memiliki komputer sendiri untuk tujuan itu; alat-alat tersebut sering disebut sebagai komputerisasi dikontrol numerik (CNC) mesin. Dalam kasus lain, banyak mesin dapat berbagi komputer yang sama, ini disebut mesin langsung dikontrol numerik.
Robot adalah jenis peralatan otomatis yang dapat melaksanakan tugas yang berbeda yang biasanya ditangani oleh operator manusia. Dalam manufaktur, robot digunakan untuk menangani berbagai tugas, termasuk perakitan, pengelasan, lukisan, bongkar muat bahan berat atau berbahaya, inspeksi dan pengujian, dan finishing operasi.
sistem manufaktur fleksibel (FMS) adalah sistem yang komprehensif yang dapat mencakup peralatan mesin dikontrol secara numerik, robot, dan sistem penanganan otomatis bahan dalam pembuatan produk sejenis atau komponen menggunakan rute berbeda diantara mesin.
Sebuah manufaktur komputer terpadu (CIM) sistem adalah satu di mana banyak fungsi manufaktur dihubungkan melalui jaringan komputer terpadu. Ini manufaktur atau fungsi manufaktur yang terkait meliputi perencanaan dan pengendalian produksi, pengendalian lantai produksi, pengendalian mutu, manufaktur dibantu komputer, desain dibantu komputer, pembelian, pemasaran, dan fungsi lainnya. Tujuan dari sistem manufaktur komputer terpadu untuk memungkinkan perubahan dalam desain produk, untuk mengurangi biaya, dan persyaratan produksi mengoptimalkan.
OTOMASI DAN PEMILIK USAHA KECIL
Memahami penggunaan dan pembuatan otomatisasi alternatif strategi berorientasi sangat penting bagi perusahaan manufaktur dari segala bentuk dan ukuran. Hal ini terutama penting bagi perusahaan-perusahaan kecil, yang sering menikmati keuntungan yang melekat dalam hal kegesitan operasional. Tetapi para ahli diketahui bahwa apa pun ukuran perusahaan Anda, otomatisasi proses produksi tidak lagi memadai di banyak industri.
"Komputer, dalam bentuk yang keras dan non-mengeras, telah memungkinkan untuk mengontrol produksi lebih tepat dan untuk berkumpul lebih cepat, faktor-faktor yang telah meningkatkan kompetisi dan memaksa perusahaan untuk bergerak lebih cepat di pasar saat ini," tulis Leslie C. Jasany di Otomatisasi Tapi. "sekarang, dengan bantuan komputer, perusahaan akan harus pindah ke langkah logis berikutnya dalam-otomatis otomatisasi analisis data menjadi informasi yang memberdayakan karyawan untuk segera menggunakan informasi tersebut untuk mengontrol dan menjalankan pabrik seolah-olah mereka yang menjalankan bisnis mereka sendiri. " Memang, industri analis Scott Flaig menyatakan untuk Jasany bahwa "otomatisasi informasi jelas di mana kesempatan ini, bukan dalam otomatisasi kerja. Pekerjaan yang sedang dilakukan sekarang di manufaktur maju adalah pekerjaan untuk mengelola dan mengendalikan proses, bukan otomatisasi aspek nilai tambah dari proses. "
pemilik usaha kecil menghadapi tantangan di beberapa daerah yang berbeda mereka mempersiapkan perusahaan mereka untuk lingkungan berorientasi teknologi di mana sebagian besar dari mereka akan beroperasi. Tiga isu utama adalah pelatihan karyawan, filosofi manajemen, dan masalah keuangan.
PELATIHAN KARYAWAN Banyak pemilik bisnis dan manajer beroperasi berdasarkan asumsi bahwa pembelian peralatan produksi mewah otomatis atau sistem pengolahan data seketika akan membawa perbaikan kinerja perusahaan yang terukur dalam. Tetapi sebagai konsultan terhitung dan ahli industri telah mencatat, bahkan jika sistem ini menghilangkan pekerjaan yang sebelumnya telah dilakukan oleh karyawan, mereka akhirnya berfungsi sesuai dengan petunjuk dan bimbingan dari karyawan lainnya. Oleh karena itu, jika para pekerja terakhir menerima pelatihan memadai dalam sistem operasi, bisnis tidak akan berhasil. Terlalu sering, menulis Lura K. Romei di Kantor Modern Teknologi, "spesialis informasi yang merancang perangkat lunak dan menginstal sistem mengatakan bahwa karyawan baik terbiasa dengan teknologi atau tidak mau untuk belajar. Karyawan samping adalah bahwa mereka tidak diperintahkan dalam bagaimana menggunakan sistem, atau bahwa sistem ini begitu canggih sehingga tidak cocok untuk tugas-tugas di tangan. Semua manajer melihat adalah sistem yang tidak melakukan pekerjaan, dan manajemen senior bertanya-tanya mengapa semua uang yang dikeluarkan untuk sistem yang tidak digunakan. "
Kunci penting bagi keberhasilan otomatisasi untuk pemilik usaha kecil, kemudian, adalah untuk mendirikan sebuah program pendidikan yang berkualitas bagi karyawan, dan untuk mendirikan sebuah kerangka di mana para pekerja dapat memberikan masukan pada aspek positif dan negatif dari teknologi otomatisasi baru. Sebagai John Hawley berkomentar dalam Kualitas Kemajuan, aplikasi teknologi otomatisasi mungkin berkembang, tetapi faktor manusia masih tetap tinggi dalam menentukan efektivitas organisasi.
MANAJEMEN FILOSOFI Banyak sistem bisnis otomatisasi produktif, baik dalam bidang pengolahan manufaktur atau data, panggilan untuk tingkat tinggi tanggung jawab pengambilan keputusan pada bagian dari mereka yang mengoperasikan sistem. Karena kedua proses dan peralatan menjadi lebih secara otomatis terkontrol, mengklaim Jasany, "karyawan akan mengawasi mereka untuk memastikan mereka tetap memegang kendali, dan fine tune proses sebagai kebutuhan. Alat-alat enabler adalah mengubah pekerjaan karyawan dari salah satu penambahan tenaga kerja sentuh untuk produk untuk salah satu dari pemantauan dan pengawasan proses keseluruhan. "
Namun banyak organisasi yang enggan untuk memberdayakan karyawan untuk gelar ini, baik karena keprihatinan yang sah tentang kemampuan pekerja atau ketidakmampuan sederhana untuk melepaskan kekuasaan. Dalam contoh sebelumnya, pelatihan dan / atau penambahan tenaga kerja mungkin diperlukan; di kedua, manajemen perlu mengakui bahwa praktek-praktek tersebut pada akhirnya menghambat efektivitas perusahaan. "Aspek orang, pendidikan, pelatihan, pemberdayaan sekarang masalah manajemen," kata Flaig Jasany. "Manajemen dihadapkan hari ini dengan keputusan apakah atau tidak mereka akan menyerahkan kekuasaan yang dirasakan, apakah mereka akan membuat pekerja pengetahuan dari karyawan."
KEUANGAN ISU Hal ini penting untuk usaha kecil untuk mengantisipasi dan merencanakan berbagai cara di mana sistem otomatisasi baru dapat berdampak pada angka bottom line keuangan. Faktor-faktor yang perlu ditimbang termasuk peraturan perpajakan, penganggaran jangka panjang, dan kesehatan keuangan saat ini.
undang-undang perpajakan Penyusutan untuk perangkat lunak dan perangkat keras yang kompleks, yang menyebabkan banyak konsultan merekomendasikan bahwa pemilik bisnis menggunakan bantuan akuntansi yang sesuai dalam menyelidiki dampaknya. Penganggaran untuk biaya otomatisasi dapat menjadi kompleks juga, tetapi karena dengan masalah pajak, pemilik bisnis dianjurkan untuk mendidik diri mereka sendiri. Dengan demikian, menulis Review's Best Janice L. Scites, "Anda dapat memastikan bahwa anda menginvestasikan uang Anda dengan bijaksana dan dapat membawa prediktabilitas beberapa untuk perencanaan keuangan Anda,. Dengan memperpendek kehidupan baru yang paling teknologi terutama pada desktop, sangat penting bahwa anda berencana untuk menginvestasikan kembali setiap tahun dalam teknologi Anda Paku dalam pengeluaran. Bisa jadi sulit untuk mengelola dan dapat mendatangkan malapetaka dengan anggaran Anda Anda juga. akan perlu memutuskan apa yang tingkat pengeluaran yang tepat untuk perusahaan Anda, atau untuk diri sendiri jika itu adalah keputusan pribadi. Sesampainya di tingkat belanja terjangkau membutuhkan melihat strategis di perusahaan Anda untuk menilai betapa pentingnya teknologi penyumbang adalah keberhasilan bisnis Anda. "
Scites mencatat bahwa "keputusan keras umumnya kompleks, dengan implikasi jangka panjang" di bidang-bidang seperti aliran pembayaran, biaya pemeliharaan, dan biaya dukungan tambahan. Tapi ia menambahkan bahwa pemilik usaha dapat mengurangi risiko dengan "memiliki pemahaman yang jelas tentang rencana bisnis, membangun sebuah arsitektur teknologi suara, memilih perangkat keras dalam konteks arsitektur ini, membangun aliansi vendor yang kuat, dan mengadopsi antarmuka perangkat lunak standar."
sistem otomatisasi Setelah baru beroperasi, pemilik bisnis dan manajer harus memonitor secara ketat kinerja keuangan untuk petunjuk tentang dampaknya terhadap operasi. "Tidak digunakan teknologi atau kurang dimanfaatkan teknologi adalah tipoff besar bahwa ada sesuatu yang salah," tulis Romei. "Banyak ide-ide untuk aplikasi dengan beberapa dalam operasi yang sebenarnya merupakan Perhatikan overruns biaya pada sistem baru., Dan melihat keluar ketika sistem baru yang dibawa diduga terlambat."
Mempercepat kecepatan otomatisasi di berbagai bidang bisnis dapat memusingkan. Sebagai James Pinto diamati di Otomasi, "teknologi menyebabkan lebih cepat gerakan yang pernah, dengan variasi biaya dan fluktuasi yang menentang keuangan pelacakan bahkan kontemporer."Ini akan menjadi tantangan bagi usaha kecil untuk mengikuti atau berada di depan-perubahan tersebut. Namun pemilik bisnis yang berpikir ke depan akan merencanakan ke depan, baik strategis dan finansial, untuk memastikan bahwa dunia lamanya otomatis usaha tidak meninggalkan dia atau di belakangnya.
DASAR-DASAR AUTOMATION KANTOR
Umumnya, ada tiga kegiatan dasar dari sistem otomatisasi kantor: penyimpanan data mentah, pertukaran data, dan pengelolaan data. Dalam setiap area aplikasi yang luas, hardware dan software digabungkan untuk memenuhi fungsi dasar.
DATA PENYIMPANAN DAN MANIPULASI.
Penyimpanan data biasanya termasuk catatan kantor dan lainnya bentuk kantor primer dan dokumen. aplikasi data melibatkan penangkapan dan pengeditan gambar, file, atau spreadsheet. pengolahan Word dan paket presentasi desktop menampung data tekstual dan grafis baku, sedangkan aplikasi spreadsheet memungkinkan manipulasi mudah dan keluaran dari jumlah. aplikasi Gambar memungkinkan penangkapan dan pengeditan citra visual.
Teks-penanganan perangkat lunak dan sistem mencakup seluruh bidang pengolahan kata dan desktop publishing. pengolahan Firman adalah memasukkan (biasanya melalui keyboard) dan manipulasi teks pada komputer. pengolahan Word seringkali menjadi umum kantor otomatisasi aktivitas dasar dan paling. komersial pengolah kata aplikasi yang populer adalah Word Perfect (Corel) dan Word (Microsoft). Setiap menyediakan pengguna kantor dengan seperangkat canggih perintah untuk format, mengedit, dan teks dokumen cetak template. Salah satu yang paling populer fitur pengolah kata paket sudah terformat mereka dokumen.Template otomatis mengatur hal-hal seperti ukuran font, style paragraf, header dan footer, dan nomor halaman sehingga pengguna tidak perlu me-reset karakteristik dokumen setiap kali mereka menciptakan rekor baru.
Desktop publishing menambahkan dimensi lain untuk manipulasi teks. Dengan kemasan fitur pengolah kata dengan desain halaman lanjutan dan fitur tata letak, paket desktop publishing mudah membuat dokumen dengan teks dan gambar, seperti buletin atau brosur.
Image-penanganan perangkat lunak dan sistem sisi lain dari otomatisasi kantor. Gambar, atau gambar digital, adalah representasi dari informasi visual. informasi visual yang penting pelengkap informasi tekstual. Contoh informasi visual termasuk foto dokumen, foto, dan grafis seperti tabel dan grafik. Gambar-gambar ini dikonversi menjadi file digital, yang tidak dapat diedit dengan cara yang sama bahwa file teks yang dapat. Dalam pengolah kata atau aplikasi desktop publishing, setiap kata atau karakter diperlakukan secara individual. Dalam sebuah sistem pencitraan, seluruh gambar atau dokumen diperlakukan sebagai satu objek secara keseluruhan. Salah satu yang populer menggunakan sebagian besar gambar komputerisasi ini dalam presentasi perusahaan atau pidato. paket perangkat lunak Presentasi menyederhanakan pembuatan presentasi multimedia yang menggunakan komputer video, gambar, suara, dan teks dalam sebuah paket informasi yang terpadu.
program Spreadsheet memungkinkan manipulasi data numerik. Awal spreadsheet populer seperti VisiCalc dan Lotus 1-2-3 sangat disederhanakan menyimpan catatan keuangan umum. Terutama berguna di antara banyak pilihan spreadsheet adalah kemampuan untuk menggunakan variabel dalam laporan pro forma.Pro forma opsi memungkinkan pengguna untuk mengubah variabel dan rumus yang rumit secara otomatis dihitung ulang berdasarkan nomor baru. Banyak bisnis menggunakan spreadsheet untuk manajemen keuangan, proyeksi keuangan, dan akuntansi.
DATA KURS.
Pertukaran informasi yang disimpan dan dimanipulasi merupakan komponen penting yang sama dari sebuah sistem otomatisasi kantor. transfer elektronik adalah area aplikasi umum yang menyoroti pertukaran informasi antara lebih dari satu pengguna atau peserta. Surat elektronik, voice mail, dan faksimili adalah contoh aplikasi transfer elektronik. Sistem yang memungkinkan instan atau "real time" transfer informasi (percakapan online yaitu melalui komputer atau pertukaran audio dengan video capture) dianggap sistem sharing elektronik. berbagi perangkat lunak Elektronik menggambarkan sifat kolaboratif sistem otomatisasi kantor banyak. Perbedaan antara transfer elektronik dan berbagi elektronik halus namun dikenali.
Elektronik mentransfer perangkat lunak dan sistem memungkinkan untuk elektronik, suara, dan transmisi faksimili informasi kantor. Surat elektronik menggunakan penyimpanan berbasis komputer dan seperangkat standar komunikasi jaringan untuk meneruskan pesan elektronik dari satu pengguna yang lain. Hal ini biasanya dimungkinkan untuk relay surat elektronik ke lebih dari satu penerima,. Selain itu banyak sistem surat elektronik menyediakan fitur keamanan, pesan otomatis, dan sistem manajemen surat seperti folder elektronik atau notebook. Pesan suara pada dasarnya menawarkan aplikasi yang sama, tetapi untuk telepon ketimbang komputer. Faksimili transmisi terbatas untuk relay gambar dan telah menderita dalam popularitas dengan peningkatan penggunaan komputer pribadi. Salah satu alternatif yang populer, misalnya, untuk mengirim dan menerima fax dengan menggunakan modem.
sistem sharing Elektronik mengimbangi keterbatasan dan-maju sistem elektronik mail-toko. Kantor otomatisasi sistem yang meliputi kemampuan untuk berbagi informasi secara elektronik antara lebih dari satu pengguna secara bersamaan sering disebut groupware. Salah satu jenis groupware adalah suatu sistem pertemuan elektronik, yang memungkinkan geografis peserta untuk bertukar informasi secara real time. Peserta dapat berada dalam kantor yang sama atau bangunan atau ribuan mil terpisah. Jarak jauh sistem sharing elektronik biasanya menggunakan sambungan saluran telepon untuk mentransfer data, sementara berbagi di daerah lokal sering melibatkan hanya jaringan area lokal komputer (tidak ada telepon di luar garis diperlukan). Sebuah produk sampingan menarik dari berbagi fungsi elektronik dari suatu sistem otomatisasi kantor telecommuting. telecommuter Sebuah bekerja untuk bisnis dari lokasi lain (sering rumah) menggunakan komputer dan koneksi ke sistem otomatisasi kantor. Telecommuting adalah semakin populer gaya kerja bagi banyak pekerja kantor dan perusahaan.
PENGELOLAAN DATA.
Komponen utama terakhir dari sistem otomatisasi kantor menawarkan perencanaan dan keunggulan strategis dengan menyederhanakan manajemen informasi yang tersimpan. Tugas manajemen, sistem pengingat atau sistem pengingat, dan penjadwalan program memantau dan mengontrol berbagai proyek dan kegiatan di kantor. sistem manajemen Elektronik memantau dan mengendalikan kegiatan kantor dan tugas-tugas melalui jadwal, persamaan sumber daya, dan penjadwalan elektronik. Seperti dalam pertukaran data, groupware mendapatkan popularitasnya untuk pengelolaan data. Setiap anggota kelompok kerja atau kelompok yang lebih besar dapat berbagi akses ke informasi yang diperlukan melalui sistem kantor otomatis dan groupware.
OFFICE AUTOMATION: MANUSIA, TOOLS,
DAN TEMPAT KERJA YANG
Ketika mempertimbangkan otomatisasi kantor tiga bidang utama yang perlu diskusi lebih lanjut: orang, dan bagaimana otomatisasi mempengaruhi mereka, perubahan alat-alat selalu digunakan dalam otomatisasi dan cara-cara di mana otomatisasi telah berubah tempat kerja.
Orang-orang yang terlibat dengan otomatisasi kantor pada dasarnya meliputi semua pengguna yang otomatisasi dan semua penyedia sistem otomatisasi dan alat. Berbagai macam orang-termasuk perangkat lunak dan perangkat keras insinyur, ilmuwan informasi manajemen, dan penggunaan otomatisasi kantor sekretaris. Semua juga terlibat dengan memberikan informasi. Ini peran ganda dari kedua penyedia dan pengguna menimbulkan dua masalah penting. Pertama, pelatihan personil untuk secara efektif menggunakan sistem otomatisasi kantor sangat penting, sistem otomatisasi kantor hanya sebaik orang-orang yang membuat dan menggunakannya. Kedua, mengatasi hambatan tempat kerja adalah suatu keharusan jika manfaat dari otomatisasi harus direalisasikan. Perubahan adalah sulit bagi beberapa pekerja, namun harus terjadi untuk sebuah bisnis untuk tetap kompetitif.
Alat Praktis untuk otomatisasi kantor termasuk hardware dan software komputer saat ini tersedia dalam beberapa model, aplikasi, dan konfigurasi. Dua platform komputer mikro dasar (Disk Operating System) yang kompatibel dengan komputer Apple Macintosh DOS dan sistem. Aplikasi seperti pengolah kata, manajemen database, dan spreadsheet yang umum dan terus berubah. Standar meningkat namun masih belum sepenuhnya terintegrasi ke dalam semua aspek otomatisasi kantor. otomatisasi alat Kantor dapat berdiri sendiri (tanpa akses ke informasi di komputer lain) atau jaringan (dengan akses tersebut). Konfigurasi sistem kantor yang kompleks untuk berbagi informasi sulit dan melibatkan komitmen karyawan cukup. Populer perangkat lunak lokal area network termasuk Novell NetWare dan Lantastic.
isu-isu tempat kerja praktis dari otomatisasi kantor sering melibatkan anggaran dan pertimbangan fisik terlibat dengan menciptakan, pertukaran, dan mengelola informasi. Peralatan, rewiring, pelatihan, keamanan, dan data entry semua uang biaya dan membutuhkan ruang. medis masalah diakui Baru seperti sindrom gerakan berulang adalah masalah yang signifikan bagi beberapa orang yang menggunakan sistem otomatisasi kantor. sindrom gerakan berulang adalah gangguan kesehatan yang terkait dengan keyboard panjang memasukkan dan pengaturan tempat duduk. Demikian pula, masalah keamanan lingkungan juga mungkin mencakup visi dan pertimbangan kesehatan secara keseluruhan yang berhubungan dengan emisi komputer elektromagnetik.
kemajuan Telecommuting memungkinkan suatu persentase peningkatan tenaga kerja untuk menjaga kantor di rumah dan, pada saat yang sama, memicu perdebatan tentang masa depan kantor pusat. Bisnis harus sesuai dengan lisensi perangkat lunak atau tuntutan hukum wajah. sistem otomatisasi kantor dapat menjadi kompleks untuk mendapatkan dan mahal untuk Administrasi untuk organisasi besar. Ketersediaan informasi kantor penting dalam seperti digital format diperoleh dengan mudah memerlukan pemikiran yang cukup dan persiapan untuk keamanan data.
Dengan mengintegrasikan informasi mentah dengan mekanisme pertukaran dan manajemen penataan dan bimbingan, otomatisasi kantor menciptakan keuntungan serta kerugian. Manfaat dalam menggunakan sistem manajemen elektronik termasuk penghematan biaya produksi dan pelayanan informasi dengan cepat diarahkan untuk kinerja kantor yang optimal. Otomatisasi kantor juga bisa efektif biaya, seperti mikrokomputer kuat terus penurunan harga. Sementara otomatisasi kantor sering cermin transaksi kertas aktual dan aktivitas, sistem otomatisasi kantor juga dapat melengkapi sistem kertas dan memberikan output hanya tersedia dalam format digital. Dengan demikian, otomatisasi kantor memperluas kegiatan informasi dari kantor untuk mengungguli atau geografis keterbatasan fisik.
Sejauh ini segmen yang tumbuh paling cepat dari industri otomatisasi kantor adalah untuk peripheral multifungsi. Mesin ini menggabungkan kombinasi fungsi menjadi satu. Mesin-mesin seperti pertama termasuk faks kertas biasa dan printer warna dalam satu unit. Produk-produk ini tumbuh dengan cepat untuk memasukkan scanner dan fungsi-fungsi terkait. Pada akhir 1990-an, item ini terdaftar lebih dari 100 tingkat pertumbuhan persen.